Ferramentas Corporativas: utilize-as corretamente

Maiara Tortorette

As ferramentas corporativas disponibilizadas pelas empresas têm como objetivo facilitar o trabalho dos profissionais, bem como reduzir os gastos da organização, e devem sempre ser usadas com bom senso e foco nos negócios. Mas como saber se, de fato, o celular ou o notebook oferecidos aos colaboradores estão sendo utilizados de maneira correta? Como identificar possíveis abusos?

Antes de tudo, para evitar gastos desnecessários, é recomendável que a empresa avalie cuidadosamente a necessidade e as vantagens de disponibilizar esse tipo de ferramenta e a quem. Em uma mesma equipe, algumas pessoas conseguem realizar seu trabalho apenas com a estrutura do escritório, no entanto, outras exigem mais investimento. Um profissional que trabalha com relatórios e gráficos, por exemplo, pode utilizar seu e-mail para grande parte das atividades, no entanto um outro da área comercial, que visita clientes ou realiza um contato mais constante por telefone, pode necessitar de um carro ou celular corporativo. Tudo é questão de avaliar o custo benefício.

Para Eduardo Alonso, consultor e gerente da Triunfo Consultoria e Treinamento, as ferramentas facilitam o trabalho, no entanto, a empresa deve definir regras e deixar claro aos profissionais quais as finalidades do que for disponibilizado, para evitar problemas futuros. “Naturalmente as organizações, quando disponibilizam determinadas ferramentas, como celular, palm top e notebook, entendem que este tipo de suporte irá facilitar a vida do profissional que a utiliza, e também aumentar o nível de compreensão das informações estratégicas que poderão ser disponibilizadas em curto espaço de tempo”, explica. “Além disso, antes de fornecer o material de apoio, é preciso realizar um trabalho de cultura para que o profissional entenda a real demanda que esta ferramenta irá atender”.

Muitas empresas controlam os acessos online, restringem o uso do telefone, ou até mesmo a quilometragem do veículo de trabalho, por exemplo, no entanto, o melhor é que essa atitude de conscientização parta do próprio profissional. Assim como o e-mail, telefone, e tudo que faça parte do universo corporativo, essas outras facilidades devem servir apenas para atender os objetivos da organização, em prol dos resultados e projetos corporativos.

“Os colaboradores deveriam utilizar as ferramentas em função do trabalho, resumidamente, mas a gente vê muitos casos em que as empresas acabam bloqueando as opções de uso pessoal por essa experiência de pessoas que acabam abusando”, argumenta Patrícia Pastoriza, consultora de carreira da Academia de Marketing. Para ela, independente da política da organização, o bom senso do profissional é que deve prevalecer. “A gente costuma acreditar muito no bom senso das pessoas, mas se as regras não são muito claras por parte da empresa, a gente pode esperar de tudo, até mesmo pela diversidade de pessoas que temos hoje dentro das organizações”.

No caso de má utilização, como a empresa deve agir?

As empresas que conseguem detectar abusos na utilização das ferramentas de trabalho muitas vezes não sabem qual a maneira correta de agir. Para solucionar o problema da melhor maneira possível, é indicado avaliar em que determinada punição irá resultar; ou seja, como será revertida em algo positivo para o profissional, e consequentemente para a empresa.

Para Patrícia, a forma de punição depende muito da liderança e da política de cada organização. “Quando a gente fala de educação e conscientização, está tudo relacionado à empresa, e isso na verdade está muito no papel do líder, o quanto ele está próximo da sua equipe para orientar em relação a esses aspectos”, comenta. “A primeira ação a ser tomada quando se percebe um abuso é pontuar isso junto ao colaborador, acompanhar essa mudança e clarear cada vez mais o que pode e o que deve ser evitado”.

O grande prejudicado com as punições são os próprios profissionais. Por isso, vale a pena ser precavido e utilizar as ferramentas da melhor maneira possível, tornando o investimento positivo para a empresa, e consequentemente, adquirindo credibilidade e confiança junto à organização. “Na maioria dos casos, os abusos implicam em altos custos para as empresas, que são levadas a rever sua política de uso, como plano de minutos, quilometragem, etc.”, justifica Eduardo.

A verdade é que tudo depende da valorização daquilo que é oferecido, e a posição da empresa tende a seguir a forma como essas ferramentas auxiliam ou não na produtividade de seus colaboradores. “Eu entendo que a limitação faz parte da educação, e a empresa cada vez mais tem um papel importante na conscientização e na educação mesmo da nossa sociedade; e a questão da proibição faz parte desse processo. A gente costuma muito ir do 8 ao 80, e é esse caminho que a empresa faz, ela começa com a limitação, para gerar conscientização, e assim liberar os recursos quando as pessoas já estiverem acostumadas com eles”, finaliza Patrícia.

Fonte: Jornal Carreira e Sucesso